Een evenement organiseren

Informatie:

Had u in de periode van 1 januari 2022 tot en met 8 maart 2022 een evenement gepland staan? En mocht het evenement niet doorgaan vanwege coronamaatregelen? U kunt misschien een subsidie aanvragen bij het Rijksinstituut voor Ondernemend Nederland (RvO). Dit kan tot 28 december 17:00 uur op RVO.nl.

Een groot evenement trekt veel mensen en kan overlast geven. Voor het organiseren heeft u in ieder geval een evenementenvergunning nodig. U vraagt de vergunning(en) aan bij de gemeente.

Inloggen met DigiD Vergunning aanvragen of melding doen Inloggen met eHerkenning Niveau 2+ Vergunning aanvragen of melding doen Inloggen met DigiD Ontheffing art. 35 Alcoholwet Inloggen met eHerkenning Niveau 2+ Ontheffing art. 35 Alcoholwet Inloggen met DigiD Vooraankondiging evenement Inloggen met eHerkenning Niveau 2+ Vooraankondiging evenement

Organisatoren hebben evenementen aangemeld voor de evenementenkalender 2022 en 2023. De kalenderdatum is slechts een akkoordverklaring voor de datum van het te organiseren evenement en is nadrukkelijk geen evenementenvergunning. De organisator van een evenement moet voor het organiseren van het evenement tijdig een volledige aanvraag evenementenvergunning indienen bij de gemeente.

Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Wanneer u een evenement organiseert, meldt u dit bij de gemeente of u vraagt een vergunning aan. Dit is afhankelijk van de omvang van uw evenement. Dit is geregeld in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Bij een klein evenement volstaat een melding, bij een groot evenement vraagt u een vergunning aan.

Klein evenement

Een klein evenement is een evenement dat weinig overlast geeft voor bewoners en verkeer, bijvoorbeeld een rommelmarkt, straatfeest of buurtbarbecue. Op kleine evenementen zijn weinig mensen aanwezig. U dient een klein evenement te melden bij de gemeente en aan een aantal voorwaarden te voldoen.

Groot evenement

Een groot evenement trekt veel mensen en kan overlast geven voor de omgeving en/of verkeer, bijvoorbeeld een braderie, carnavalsoptocht, kermis, concert of festival. Als niet voldaan wordt aan de voorwaarden van een klein evenement is sprake van een groot evenement en heeft u voor het organiseren van het evenement een evenementenvergunning nodig.

  • Een aanvraag evenementenvergunning dient uiterlijk 10 weken voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend. Hierbij geldt dat alleen complete aanvragen in behandeling worden genomen.
  • Een melding klein evenement dient uiterlijk 2 weken voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend.
  • Als organisator dient u zelf zorg te dragen voor een veilig verloop van het evenement.

Vanwege het coronavirus kunnen er extra regels voor evenementen gelden. Lees de coronaregels voor evenementen op Rijksoverheid.nl.

Welke bijlagen moet u meesturen?

De gemeente beoordeelt of uw evenement een A-, B- of C-evenement is. Een B- of C-evenement valt onder de categorie aandachts- of risicovolle evenementen. 

Bij een aanvraag A-, B- of C-evenement stuurt u altijd mee:

  • een plattegrond van de evenementenlocatie (op schaal);
  • een draaiboek en/of programma.

Voor een groter B- of C-evenement zijn in de voorbereiding adviezen van de hulpdiensten nodig. Om deze reden stuurt u nog extra mee:

  • een veiligheidsplan;
  • een verkeersplan en/of een calamiteitenplan;
  • indien een particuliere beveiligingsorganisatie wordt ingehuurd dan ook een beveiligingsplan.

Let op! Wordt er een tent geplaatst voor meer dan 150 bezoekers dan moet er een meldingformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen ingediend worden.

Andere vergunningen of toestemmingen?

Organiseert u een groot evenement waarvoor u mogelijk meerdere vergunningen nodig heeft? Neem dan contact op met de gemeente voordat u de vergunning aanvraagt.

Mogelijk moet u ook een vergunning of ontheffing aanvragen voor bijvoorbeeld:

  • het plaatsen van reclameborden of verwijzingsborden;
  • het organiseren van een evenement op zondag of een feestdag;
  • het incidenteel organiseren van een festiviteit in uw (horeca)bedrijf;
  • het tijdelijk schenken van alcohol;
  • het gebruik van wegen en paden bij een wieler- of hardloopwedstrijd;
  • het maken van muziek of hard geluid op straat;
  • een tijdelijke terrasvergunning;
  • een ontheffing van de sluitingstijden horecabedrijven.

Met het doorlopen van het digitale formulier wordt u hierop gewezen.

Let op ! Wanneer u alcohol gaat schenken, moet u voor zowel een klein evenement als voor een groot evenement een tijdelijke ontheffing voor het schenken van alcohol aanvragen.

Een evenement melden is gratis. Voor het aanvragen van een evenementenvergunning in 2022 hoeft u geen leges te betalen.

Neem contact op met de gemeente voordat u een vergunning aanvraagt voor een groot evenement waarvoor u mogelijk meerdere vergunningen nodig heeft.

Heeft u vragen over de stukken die u moet aanleveren of andere vragen?

U kunt uw vragen e-mailen naar vergunningen@tholen.nl of u neemt telefonisch contact op via het algemene telefoonnummer.

De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst van uw aanvraag. Deze termijn mag de gemeente eenmaal verlengen.

U kunt bezwaar maken tegen de beslissing op uw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Bent u het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.

Als u een aanvraag of melding doet, heeft de gemeente uw persoonsgegevens nodig. De gemeente behandelt uw persoonsgegevens zorgvuldig. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat hoe de gemeente met uw persoonsgegevens moet omgaan.

De belangrijkste regels zijn:

  • De persoonsgegevens waar de gemeente om vraagt, zijn nodig voor het afhandelen van uw aanvraag of melding.
  • De gemeente registreert en verwerkt uw gegevens op een veilige, vertrouwelijke en zorgvuldige manier.
  • De gemeente gebruikt uw gegevens alleen voor het verwerken van uw aanvraag of melding (of voor iets wat daar rechtstreeks verband mee heeft).
  • Uw persoonsgegevens blijven niet langer bewaard dan nodig is voor het verwerken van uw aanvraag of melding.
  • Andere organisaties krijgen uw gegevens alleen als dit wettelijk verplicht is.
  • Als u hierom vraagt, dan vertelt de gemeente u waarvoor de gegevens nodig zijn en wat ermee gebeurt.